وظيفة سكرتير تنفيذي في هيئة التأمين لحملة الدبلوم / البكالوريوس بالرياض دوام كامل

تعلن هيئة التأمين (هيئة حكومية سعودية) عن توفر وظيفة ادارية بمجال السكرتارية (رجال / نساء) لحملة الدبلوم و البكالوريوس، للعمل في مدينة الرياض وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

­- سكرتير تنفيذي.

المسؤوليات الرئيسية:

1- التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.
2- جمع وإدخال البيانات والتحديث بشكل مستمر لقاعدة البيانات للتتبع وإعداد التقارير.
3- تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
4- مساعدة أعضاء الفريق وتوفير المدخلات لضمان اكتمال المشاريع والمهام في الوقت المحدد.
5- تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.
6- الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
7- تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
8- الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.
9- تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
10- المشاركة في تنسيق خدمات السفر الخاصة بالعمل (التأشيرات، التذاكر، والإقامة) بالتعاون مع الموارد البشرية وضمان الفعالية من حيث التكلفة.
11- تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.
12- الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
13- إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
14- تنظيم جداول المواعيد وتقاويم الفعاليات والخطة الأسبوعية.
15- تنسيق توافر ونظافة مرافق الاجتماعات.
16- حضور الاجتماعات عند الحاجة ووضع محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات المتخذة.

الشروط:

1- دبلوم إدارة مكتبية أو دبلوم سكرتير تنفيذي، أو مجال ذي صلة.
2- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال ذات صلة.
3- المعرفة بقوانين وسياسات ولوائح قطاع التأمين.
4- إعداد التقارير.
5- إدارة العلاقات.
6- مهارات التواصل.
7- معرفة في أدوات الإنتاجية المكتبية.

نبذه عن الهيئة:

­- هيئة التأمين هي هيئة حكومية سعودية تأسست بقرار مجلس الوزراء رقم (85) بتاريخ 15 أغسطس 2023، لتكون الجهة المعنية بتنظيم قطاع التأمين في المملكة العربية السعودية، وتتولى الإشراف والرقابة عليه، وتتمتع الهيئة بالشخصية الاعتبارية وبالاستقلال المالي والإداري وترتبط تنظيميا برئيس مجلس الوزراء. وعُين عبد العزيز بن حسن البوق رئيساً لمجلس إدارة الهيئة.

طريقة التقديم علي وظائف هيئة التأمين

من هنا