وظائف إدارية ومكتبية

وظيفة سكرتير تنفيذي في مجموعة السنبلة بجدة دوام كامل

وظائف مجموعة السنبلة

تعلن مجموعة السنبلة Sunbulah Group عن توفر وظائف اداريو بمسمي وظيفة سكرتير تنفيذي Executive Secretary للعمل في مدينة جدة وفقا للشروط التالية:

المتطلبات:

– درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.

– خبرة إدارية لا تقل عن 3 سنوات كحد أدنى.

– مهارات قوية في الحاسب ومايكروسوفت أوفيس.

– مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الفعال مع العملاء.

المهام الوظيفية:

– الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات إلخ.

– تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.

– الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.

– فتح المراسلات الواردة وفرزها وتوزيعها ، بما في ذلك الفاكسات والبريد الإلكتروني.

– إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات بدقة وسرعة.

طريقة التقديم في وظائف مجموعة السنبلة:

من هنا

Job Description:

Maintain executive’s agenda and assist in planning appointments, board meetings, conferences etc.
Receive and screen phone calls and redirect them when appropriate
Maintain electronic and paper records ensuring information is organized and easily accessible
Open, sort, and distribute incoming correspondence, including faxes and email.
Greet visitors and determine whether they should be given access to specific individuals.
Coordinate travel arrangements; prepares itineraries; prepares, compiles and maintains travel vouchers and records.
Prepare reports, presentations and correspondence accurately and swiftly.
Making calendar entries for the reporting managers and scheduling meetings and appointments
Ensuring that the organization policies, rules, and regulations are followed properly

Skills:

Bachelor Degree in Business Administration required
3+ years’ administrative experience ( Similar Role)
Strong computer skills and MS Office proficiency
Excellent verbal as well as written communication skills for efficient client interaction
Trustworthy and honest