وظيفة منسق مراقبة الوثائق في شركة أرامكو روان للحفر بالخبر دوام كامل

تعلن شركة أرامكو روان للحفر توفر وظيفة ادارية شاغرة لحملة الدبلوم فأعلي، للعمل في المنطقة الشرقية (الخبر) وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

­- منسق مراقبة الوثائق (Document Controller Coordinator).

الشروط:

1- درجة الدبلوم في (إدارة الأعمال، إدارة المكاتب) مع خبرة عمل سابقة كمراقب للمستندات.
2- مهارات الكتابة والتحرير بإتقان.
3- خبرة عملية في مايكروسوفت أوفيس ونظام قاعدة البيانات.
4- خبرة مثبتة في شير بوينت أو أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية الأخرى (EDMS) ميزة إضافية.
5- مهارات تنظيم البيانات.
6- إثبات القدرة على العمل ضمن فريق متعدد الثقافات.
7- الحفاظ على السرية حول الوثائق الحساسة.

المسؤوليات (تشمل على سبيل المثال لا الحصر):

1- مسؤول عن إنشاء نظام إدارة الوثائق الإلكترونية.
2- مسؤول عن إعداد سجل المستندات الرئيسية ومصفوفة التوزيع ومصفوفة الوصول إلى شير بوينت.
3- إدارة المستندات والتأكد من توفر المستندات في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ومناسبة للاستخدام وأن المعلومات محمية بشكل مناسب.
4- التأكد من أن جميع الوثائق تلبي المتطلبات الرسمية والمعايير المطلوبة.
5- مسؤول عن معالجة وإدارة ومراقبة أنشطة توزيع المستندات والوصول إليها واسترجاعها وفقًا لإجراءات الشركة.
6- مسؤول عن تحديث المعلومات بدقة في نظام إدارة المستندات الإلكترونية.
7- تخصيص ومراقبة ترقيم المستندات بدقة.
8- الترويج داخل قسم الجودة والصحة والسلامة والبيئة والإدارات الأخرى، للإجراءات والأدوات المتاحة للبحث والعثور على الوثائق.
9- مساعدة الإدارات الخارجية أو الداخلية في مراجعة الملفات لتحديد موقع الوثائق.
10- تحديد وفهرسة أحدث المستندات التي تم تلقيها من الموردين والحفارات وموظفي الشركة القائمة على المرافق (المستودعات والخدمات اللوجستية والمشتريات) وتحل محل المراجعة السابقة من ERL.
11- مسؤول عن استلام البضائع لأوامر الشراء المتعلقة بشهادة المعدات من نظام ERL لسلسلة الإمداد.
12- مسؤول عن استلام مستندات البائع من المستودع وسلسلة الإمداد ومن مختلف الإدارات الأخرى ويتم إدخالها في ERL وتوزيعها على الحفارات أو أقسام ARO الأخرى كما هو مطلوب.
13- مراقبة المستندات الفنية ومجلد البريد الإلكتروني للمشروع ومراجعة المستندات والموافقة عليها وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه ومراقبة وتسريع المستندات أو التعليقات المتأخرة أسبوعيًا بشكل منتظم.
14- متابعة الوثائق الفنية والتأكد من إغلاق حالة المستندات.
15- فحص عملية التوثيق واستلام الإصدار وتتبع جودة فحص الوثائق وحل الاستفسارات. تسليط الضوء على الانحرافات. العملية في الوقت المناسب.
16- مسؤول عن إنشاء وصيانة نظام فعال لمراقبة الوثائق.
17- التأكد من استخدام النماذج والقوالب الموحدة.
18- مسؤول عن إعداد وإصدار التحويلات الرسمية لجميع المعلومات الصادرة إلى العميل والبائعين ومنصة الحفر والإدارات الأخرى.
19- تقديم الدعم والمشورة وتدريب الوافدين الجدد على الأمور المتعلقة بمراقبة الوثائق.
20- ضمان أن متطلبات مراقبة المستندات المحددة مسبقًا (على سبيل المثال، نظام ترقيم المستندات الذي سيتم استخدامه؛ وعدد التوقيعات المطلوبة للحصول على موافقات معينة وما إلى ذلك) تكون مرضية.
21- التحقق من متطلبات الاحتفاظ، وترتيب فهرسة المستندات، وتعبئتها، وتخزينها على المدى الطويل، أو التخلص من المستندات المناسبة. إدارة التدمير المجدول للمستندات المؤرشفة وفقًا لإجراءات الشركة؛ يقدم المساعدة في استرجاع المستندات.
22- مسؤول عن المراجعة الداخلية ربع السنوية للإدارات لنظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) وفحص الجودة لجميع المستندات القابلة للتسليم.
23- مسؤول عن تحديث الوثائق الواردة من قسم المشروع ودمجها مع فريق تكنولوجيا المعلومات للانتقال إلى نظام ERL، والتأكد أيضًا من إدارة جميع السمات المطلوبة بشكل صحيح وتوافرها في النظام، من خلال التأكد من تكرار ذلك في وضع عدم الاتصال الخادم.
24- تدريب الموظفين على كيفية استخدام الوثائق والوصول إليها.
25- إعداد تقارير مخصصة ولوحة معلومات عن المشاريع عند الحاجة.

نبذة عن الشركة:

– شركة أرامكو روان للحفر عبارة عن مشروع مشترك بين أرامكو السعودية، أكبر شركة نفط وغاز في العالم، وشركة فالاريس، شركة الحفر الرائدة في هذا القطاع على مستوى العالم. مثل هذا المشروع المشترك علامة فارقة في طريق تطوير قطاع الطاقة السعودي التنافسي ، كما هو موضح في برنامج القيمة المضافة الإجمالية (اكتفاء) في أرامكو السعودية و الرؤية السعودية 2030.

طريقة التقديم في وظائف أرامكو روان للحفر:

من هنا