وظيفة سكرتير لحملة الثانوية في جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية (كاوست) بثول دوام كامل

تعلن جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية (كاوست) توفر وظيفة ادارية شاغرة لحملة الثانوية فما فوق، للعمل في مركز ثول وفق الشروط التالية:

المسمي الوظيفي:

– سكرتير تنفيذي (Executive Secretary).

الشروط:

1- شهادة الثانوية أو يفضل درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
2- خبرة لا تقل عن 10 سنوات في مجال ذات صلة في إدارة المكاتب.
3- خبرة لا تقل عن 5 سنوات كمساعد إداري تنفيذي.
4- القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق بحث متعدد الثقافات.
5- مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية في اللغة الإنجليزية.
6- نهج فعال للعمل على تحديد أولويات الطلبات الموازية بنجاح مع المواعيد النهائية المتنافسة.
7- توقع الطوارئ والمخاطر واتخاذ إجراءات التخفيف المناسبة.

الهدف من الوظيفة:

1- يقوم السكرتير التنفيذي بأداء مجموعة واسعة من الدعم الإداري التنفيذي والسكرتارية والكتابة.
2- التنسيق والمشاركة في وظائف الدعم المكتبي لدعم أهداف القسم وغاياته.

المسؤوليات الرئيسية:

1- الإحتفاظ بجدول زمني للأنشطة والاجتماعات والأحداث المختلفة للإدارة العليا ، تنسيق الأنشطة مع الإدارات الأخرى.
2- المساعدة في مجموعة متنوعة من عمليات القسم، وتنفيذ مشاريع ومهام خاصة على النحو المطلوب.
3- الإحتفاظ بسجلات الحضور والتصاريح والسجلات الأخرى ذات الصلة ، وإعداد التقارير الإحصائية عند الاقتضاء.
4- إعداد جدول الأعمال وتجميع المواد للاجتماعات والمؤتمرات والإحتفاظ بسجلات الإجراءات.
5- التوقع والاستجابة على أساس فوري لمجموعة واسعة من قضايا الإدارة والمعاهد ويضمن الاستجابة في الوقت المناسب للقضايا ذات الطبيعة العاجلة والحاسمة
6- مراجعة التقارير والملفات والمستندات الأخرى بغرض ضمان الدقة والاكتمال والمطابقة للإجراءات القياسية
7- الإجابة على الهواتف والتعامل معها بالطريقة المناسبة.
8- تلتقي وتحية العملاء والزوار.
9- العمل كنقطة اتصال أولى لجميع الزوار والمتصلين بمدير قسم المعلومات ، بما في ذلك إعداد تصاريح الدخول وطلبات التأشيرة ومعرفات الشارات والإقامة والنقل: الترحيب بالزوار المجدولين والمرتجلين ومساعدتهم بأكثر الطرق احترافًا
10- يؤدي واجبات كتابية عامة تشمل على سبيل المثال لا الحصر: التصوير والفاكس والبريد وما إلى ذلك.
11- المساعدة في ترتيبات السفر للرئيس التنفيذي.
12- ضمان التدفق السلس للوثائق داخل وخارج القسم بسرية.
13- إدارة تدفق المعلومات بين المجالات المختلفة في تكنولوجيا المعلومات كما هو مطلوب بما في ذلك الحفاظ على عنوان البريد الإلكتروني.
14- المشاركة في المهام المتعلقة بإدارة القسم ؛ المساعدة في إعداد تقارير شاملة ومحاضر وجداول أعمال الاجتماعات ، تجميع طلبات الميزانية السنوية.
15- قراءة وفحص المراسلات والتقارير الواردة ، والقيام بإجراء تقييم أولي لأهمية المواد وينظم المستندات ويرسل المواد إلى الموظفين المعنيين.
16- العمل كحلقة وصل بين الإدارة والموظفين ، عن طريق إرسال المذكرات والتعليمات والمهام ومتابعة حالتهم.
17- يؤدي واجبات إدارية ، ويوصي بالتحسينات في تدفق العمل والإجراءات واستخدام المعدات والنماذج.
18- يوصي بالإجراءات الواجب اتخاذها بشأن نفقات المكتب مثل المعدات واحتياجات التوريد.
19- يجري عمليات بحث للعثور على المعلومات المطلوبة ، باستخدام المصادر مثل الإنترنت.
20- يدعم المساعدين الإداريين الآخرين في القسم بما في ذلك تغطية العطلات.
21- مساعدة الموظفين الآخرين كما قد يكون مطلوبًا لهذا الغرض في حالة ضمان بيئة عمل تتسم بالكفاءة والفعالية.
22- مسؤول عن أنشطة إدارة المساحة للموظفين والموارد المتعاقد عليها بما في ذلك تخصيص مساحة العمل وإعداد التقارير.
23- يشرف على صيانة المبنى بما في ذلك وضع تذاكر للمشكلات المبلغ عنها وتنسيق أي أعمال تخطيط وهندسة مع مدير المبنى وفرق التنفيذ.
24- استخدام السلطة التقديرية البسيطة في حل المشكلات أو الاستفسارات.
25- العمل دون الرجوع المتكرر للآخرين.
26- يؤدي مجموعة من أنشطة العمل المتنوعة في مجموعة متنوعة من البيئات المنظمة.
27- فهم واستخدم الأساليب والأدوات والتطبيقات المناسبة.
28- القدرة على إصدار أمر الشراء باستخدام نظام المشتريات في جامعة الملك عبدالله.
29- تحديد والتفاوض بشأن فرص التنمية الخاصة.

المميزات:

✔ راتب شهري تنافسي.
✔ توفر الجامعة السكن والمواصلات.
✔ أجازة مدفوعة.
✔ تأمين طبي للموظفين وزوجاتهم وأبنائهم.
✔ عوائد في حال العجز المؤقت أو الدائم لا سمح الله.
✔ التسجيل في التأمينات الاجتماعية.
✔ بيئة عمل احترافية.
✔ خطط وبرنامج إدخار للموظف.
✔ مسرع وظيفي للخريجين والخريجات.
✔ تنمية المهارات والإعداد لسوق العمل.
✔ حوافز مغرية توضح تفاصيلها لمن يقع عليه الاختيار.

نبذة عن الجامعة:

– جامعة الملك عبد الله للعلوم والتقنية (كاوست)، هي جامعة سعودية حديثة مخصصة للأبحاث والدراسات العليا، تقع في مدينة ثول على شاطئ البحر الأحمر شمال مدينة جدة غربي السعودية بمساحة تقدر بحوالي 36 مليون متر مربع وهي أكبر المدن الجامعية على مستوى العالم، تم افتتاحها رسمياً في 23 سبتمبر 2009م في اليوم الوطني للمملكة العربية السعودية.

طريقة التقديم في جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية:

من هنا