وظائف إدارية ومكتبية

وظيفة منسق مكتب في جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية بجدة دوام كامل

تعلن جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية (كاوست) توفر وظيفة ادارية شاغرة لحملة البكالوريوس، للعمل في مركز ثول وفق الشروط التالية:

اقرأ أيضاً:
– وظيفة سكرتير قانوني في جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية بجدة.

المسمي الوظيفي:

– منسق مكتب (Office Coordinator).

الشروط:

1- درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة.
2- خبرة لا تقل عن 3 سنوات من الخبرة المهنية ذات الصلة في أداء واجبات السكرتارية العامة.
3- القدرة على كتابة المراسلات المهنية لأنواع مختلفة من أصحاب المصلحة والمواقف
4- إجادة إستخدام برامج مايكروسوفت أوفيس وقاعدة البيانات وجداول البيانات.
5- مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية في (تحدثاً وكتابة).

الهدف من الوظيفة:

– الإشراف في الشؤون العامة والإدارية للمنطقة المخصصة لها وفقًا لتوجيهات مدير تطوير وخدمات الخريجين وإدارتها. يشمل القيام بأعمال السكرتارية الروتينية والإدارية وتكنولوجيا المعلومات والمهام الكتابية التي يطلبها المكتب.

المسؤوليات الرئيسية:

1- الرد على الهاتف ومكالمات الشاشة وزيارات المكتب ، وتلقي رسائل دقيقة ومفصلة
2- القيام بجدولة المواعيد ، وقم بإعداد المواد والوثائق اللازمة للاجتماعات
3- تنسيق الاجتماعات والمناسبات الخاصة ومآدب الغداء والأحداث المماثلة التي يستضيفها المدير
4- تأليف وكتابة المراسلات الروتينية
5- اعداد جدول الأعمال ويجمع المواد للاجتماعات والمؤتمرات ؛ يستغرق دقائق ويحتفظ بسجلات الإجراءات
6- تلقي وتنسيق الإجراءات اللازمة لجميع المواد التي تتطلب توقيع المدير
7- العمل كنقطة اتصال أولى لجميع الزوار والمتصلين بالمدير ومساعدة الزوار المجدولين والمرتجلين بأكثر الطرق احترافية
8- العمل كحلقة وصل بين الإدارة والموظفين ، عن طريق إرسال المذكرات والتعليمات والمهام ومتابعة حالتهم
9- يؤدي واجبات إدارية ، ويوصي بالتحسينات في تدفق العمل والإجراءات واستخدام المعدات والنماذج
10- التوصية بالإجراءات الواجب اتخاذها بشأن نفقات المكتب مثل المعدات واحتياجات التوريد واجبات الموظفين
11- الاحتفاظ بقوائم الموظفين وعضوية مجموعة الموظفين (تتبع الإجازات السنوية ، وما إلى ذلك) لتعكس تغييرات الموظفين والتحديثات.
12- يؤدي برنامج المساعدة في الإدارات في تقديم عقود الزوج والتجديدات
13- تنسيق الموظفين الجدد على متن الطائرة والخروج منها (على سبيل المثال ، تخصيص الغرف ، وطلبات الهاتف وتكنولوجيا المعلومات ، وإعداد المكتب الأولي ، وما إلى ذلك)
14- الإشراف على تتبع أصول تكنولوجيا المعلومات في الإدارات وتنسيق موارد تكنولوجيا المعلومات المشتركة
15- مسؤول عن الإدارات ، ومعالجة المشتريات المعتمدة ، وتسوية الحسابات ، وإعداد التقارير حسب الحاجة
16- الإشراف على مخزون اللوازم المكتبية لقسم الخدمات الطلابية.
17- الإشراف على موافقات الطلاب المخصصة لمكتب المدير (معرف جامعة الملك عبدالله ومعرف الزائر ، وتحويلات التأشيرة ، والمراجعة الدائمة للطالب ، وما إلى ذلك)
18- تنسيق الدعوات والردود على الدعوات للأحداث التي تتطلب تمثيل الطلاب
19- العمل كنقطة اتصال أولى للمسائل المتصاعدة للمدير ويقوم بإعداد نظرة عامة على الحالة للمدير (جمع المعلومات المتعلقة بتقديم القلق ، والبحث في تاريخ الطالب ذي الصلة ، ومراجعة السابقة ذات الصلة من ظروف مماثلة ، وما إلى ذلك) وتوثيق الحالة والنتائج.
20- توفير الدعم الإداري للطلاب (على سبيل المثال ، إنشاء الحالة ، وإدخال البيانات ، ومحاضر الاجتماعات ، وإعداد التقارير ذات الصلة)
21- ضمان التدفق السلس للوثائق داخل وخارج القسم بسرية
22- يساعد في مجموعة متنوعة من عمليات القسم ؛ ينفذ مشاريع ومهام خاصة على النحو المطلوب
23- مراجعة التقارير والملفات والمستندات الأخرى بغرض ضمان الدقة والاكتمال والمطابقة للإجراءات القياسية
24- يؤدي واجبات كتابية عامة
25- التواصل وتفسير وتنفيذ السياسات بشكل واضح ومتسق
26- تقديم دعم أصحاب المصلحة الذي يراعي القضايا الاجتماعية والثقافية المرتبطة بإحدى الجامعات الدولية الموجودة في المملكة العربية السعودية
27- المشاركة في الإدارة العامة لقسم شؤون الخريجين ، وتطوير الخريجين وخدماتهم من خلال حضور اجتماعات الموظفين ، والعمل في اللجان ، وتمثيل القسم والجامعة حسب الطلب ، ومساعدة الزملاء بشكل تعاوني.
28- واجبات أخرى ضمن نطاق المهارات المرتبطة عادة بهذا النوع من الوظائف ، كما هو مطلوب.

المميزات:

✔ راتب شهري تنافسي.
✔ توفر الجامعة السكن والمواصلات.
✔ أجازة مدفوعة.
✔ تأمين طبي للموظفين وزوجاتهم وأبنائهم.
✔ عوائد في حال العجز المؤقت أو الدائم لا سمح الله.
✔ التسجيل في التأمينات الاجتماعية.
✔ بيئة عمل احترافية.
✔ خطط وبرنامج إدخار للموظف.
✔ مسرع وظيفي للخريجين والخريجات.
✔ تنمية المهارات والإعداد لسوق العمل.
✔ حوافز مغرية توضح تفاصيلها لمن يقع عليه الاختيار.

نبذة عن الجامعة:

– جامعة الملك عبد الله للعلوم والتقنية (كاوست)، هي جامعة سعودية حديثة مخصصة للأبحاث والدراسات العليا، تقع في مدينة ثول على شاطئ البحر الأحمر شمال مدينة جدة غربي السعودية بمساحة تقدر بحوالي 36 مليون متر مربع وهي أكبر المدن الجامعية على مستوى العالم، تم افتتاحها رسمياً في 23 سبتمبر 2009م في اليوم الوطني للمملكة العربية السعودية.

طريقة التقديم في جامعة الملك عبدالله للعلوم والتقنية:

من هنا