المعهد التقني السعودي لخدمات البترول
-
Date Posted:
-
Location: « السعودية », الدمام
يعلن المعهد التقني السعودي لخدمات البترول وظائف ادارية شاغرة بمسمى وظيفة مساعد إداري Administrative Assistant للعمل في مدينة الدمام وفقا للشروط التالية:
شروط التقديم:
– دبلومة فى مجال ذى صلة.
– اجادة برامج الاوفيس وخاصة الاكسيل والباوربوينت.
– مهارات اتصال ممتازة.
– مهارات تنظيمية ممتازة.
-مهارات حل المشكلات.
مهام الوظيفة:
– الرد على المكالمات الهاتفية.
– تنظيم وجدولة المواعيد.
– وضع خطة الاجتماعات.
– كتابة البريد الإلكتروني وارسال المراسلات والرسائل والفاكسات والنماذج.
– الحفاظ على السياسات والإجراءات المكتبية والعمل على تحديثها.
– تقديم الدعم العام للزوار والعمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين.
– التنسيق مع المساعدين الإداريين التنفيذيين للتعامل مع الطلبات والاستفسارات.
– تلبية الطلبات المختلفة للمدرب والمشارك.
– الحفاظ على العقود.
– الحفاظ على سجلات المكتب.
طريقة التقديم في وظائف المعهد التقني السعودي لخدمات البترول:
• Answer and direct phone calls
• Organize and schedule appointments
• Plan meetings and take detailed minutes
• Write and distribute email, correspondence memos, letters, faxes and forms
• Assist in the preparation of regularly scheduled reports
• Develop and maintain a filing system
• Update and maintain office policies and procedures
• Order office supplies and research new deals and suppliers
• Maintain contact lists
• Submit and reconcile expense reports
• Provide general support to visitors
• Act as the point of contact for internal and external clients
• Liaise with executive and senior administrative assistants to handle requests and queries from senior managers
• Liaise with IFP to get course material
• Liaise with Purchasing and printer to print and deliver the course material on time
• Ship the course materials. Keep track and confirm the receipt
• Arrangement of the class room
• Keep the whole act Eng place well equipped and ready
• Fulfill the various request of instructor and participant
• Book LXR room for test
• Arrange Parking for participants
• Arrange refreshment and Lunch
• Help the instructor on sending exam papers to IFP and back
• Arrange accommodation for instructor in each center
• Arrange airport pick up and drop for instructor in each center
• Arrange daily transport in each center
• Arrange gate pass for participants, instructor and computer
• Invoice the client
• Payment to Service provider
• Maintain contracts
• Liaise with Company representatives for smooth running of the course in each center
• Maintain office records
• Maintain stationary
• Knowledge of office management systems and procedures
• Working knowledge of office equipment, like printers and fax machines
• Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular)
• Excellent time management skills and the ability to prioritize work
• Attention to detail and problem-solving skills
• Excellent written and verbal communication skills
• Strong organizational skills with the ability to multi-task
To apply for this job please visit spspcareers.talentera.com.
الكلمات الدلالية: Administrative Assistant, ksa, Saudi Arabian, المعهد التقني السعودي لخدمات البترول, مساعد إداري, وظائف الدمام